湄职院办〔2014〕6 号

关于印发《湄洲湾职业技术学院文件材料归档制度》等档案管理制度的通知

学院各单位：

为进一步加强档案管理工作，健全和完善档案管理制度，增强档案工作的针对性和时效性，适应档案工作的发展要求，根据上级档案管理部门有关精神，经研究制定《湄洲湾职业技术学院文件材料归档制度》、《湄洲湾职业技术学院档案鉴定、销毁制度》、《湄洲湾职业技术学院档案保密制度》、《湄洲湾职业技术学院档案统计制度》、《湄洲湾职业技术学院档案查（借）阅利用制度》、《湄洲湾职业技术学院档案管理制度》、《湄洲湾职业技术学院档案人员岗位职责》、《湄洲湾职业技术学院档案工作考核制度》等档案管理制度，现印发给你们，请各单位组织全体教职员工认真学习，严格按照规定执行。

附件1：《湄洲湾职业技术学院档案鉴定、销毁制度》

附件2：《湄洲湾职业技术学院档案保密制度》

附件3：《湄洲湾职业技术学院档案统计制度》

附件4：《湄洲湾职业技术学院文件材料归档制度》

附件5：《湄洲湾职业技术学院档案查（借）阅利用制度》

附件6：《湄洲湾职业技术学院档案人员岗位职责》

附件7：《湄洲湾职业技术学院档案管理制度》

附件8：《湄洲湾职业技术学院档案工作考核制度》

                          湄洲湾职业技术学院

                  2014年2月9日

  湄洲湾职业技术学院办公室            2014年2月9印发       

附件1：     湄洲湾职业技术学院档案鉴定、销毁制度

一、 根据国家有关档案保管期限规定，制定本单位各类档案的保管期限表，对档案进行保管期限的划分。

二 、档案保管期限一般分永久﹑长期、短期，根据国家档案局第8号令，机关文书类档案保管期限分为永久、30年、10年，本单位依据此令执行，凡是对本单位有长远利用价值的档案列为永久保存；凡是对本单位在一定期限内有保存价值的列为长期(30年)或短期（10年）保存；介于两者之间的档案，其保存期限一律从长。

三、档案的鉴定工作由档案员和有关业务负责人及分管领导“三结合”的档案鉴定小组直接对档案进行鉴定，鉴定工作结束后出具鉴定报告。

四、对已满或超过保管期限的档案，应由档案人员提出销毁意见，造销毁清册，须经鉴定小组鉴定后，由单位领导批准，并上报有关部门审核后，方可销毁。

五、销毁档案时应当指定三人以上负责监销，监销人员要在销毁清册上签字，防止档案的遗失和泄密。

附件2：      湄洲湾职业技术学院档案保密制度

一、每位档案工作人员要严格遵守党和国家有关保密制度，提高警惕，确保档案安全。

      二、档案工作人员对档案内容要绝对保密，不经领导批准不许擅自提供查阅、抄录、复印、公证等档案材料，不得将档案带出档案库房，如有特殊情况，处领导调阅或复印、公证等，要先登记，标注调抄人和调档号及档案调阅原因，派专人负责提供，直至档案返库上架。

      三、档案不经主管领导同意一般不许擅自查询、借出。如经主管领导批准后，按借阅正常程序签批，并进行登记，标注调档人和调档原因、结果等，履行借阅手续。否则，如擅自查询或借出，出现问题后果自负，并按有关规定处罚。

四．加强库房防范工作。及时检查门窗，对不合理的设施或隐患要及时改正，做到安全保密一起抓。

     五、档案工作人员要坚守工作岗位，如发生意外事件要积极组织抢救档案并转移到安全地带。

附件3：      湄洲湾职业技术学院档案统计制度

档案统计是档案工作的一项重要基础工作，是揭示档案工作规律的一项有效措施，为了搞好档案统计工作，更好地了解档案和档案工作情况，促进档案科学管理,特制订本制度。

一、档案统计主要是档案管理基本情况统计，档案数量统计、档案提供利用及其效果统计。

二、经常及时地对档案收进、移出、整理、鉴定、保管、借阅、利用效果、销毁情况及时对档案系统的人员、机构、设备、装具等方面的变化、增减情况进行调查登记。

三、定人定期进行统计分析、形成统计分析报告。

四、档案统计数据以原始记录为依据。做到真实、准确、可靠、及时。

附件4：     湄洲湾职业技术学院文件材料归档制度

为了完整、系统地保存本单位在工作活动中形成的各类文件材料，提高归档文件材料的质量，特制定文件材料归档制度。

一、凡反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

二、凡需归档的文件材料都应字迹工整、图象清晰，禁止使用圆珠笔、红水笔，彩色蓝墨水笔起草，签批（科技档案有关资料除外），以便长期保管。

三、办理完毕的文件材料要及时归卷，文书档案在次年的上半年完成按件归档工作。

四、归档要准确、及时，不能遗失、损坏具有保存价值的文件材料。

五、文件材料的归档份数一般只归档一份（除发文以外），特别重要和利用频繁的可归档多份。

六、各单位有责任协助各档案（资料）员做好文件材料的形成，积累、整理和归档工作，并填写移交清单履行签字一同移交学院档案室。

附件5：  湄洲湾职业技术学院档案查（借）阅利用制度

为了加强对档案材料的管理，充分发挥它们的保存价值依据、借鉴、参考作用，搞好档案的查（借）阅利用情况工作，特制订本制度。

一、本单位人员因工作需要查阅档案，须经档案员同意，原则上只准查阅与工作相关部分，办理登记手续，并指定在阅览室查阅。

二、本单位人员借阅档案，应经分管领导、办公室主任批准，填写档案利用效果登记表方可借出，且借阅的档案不得带出本单位，并在限定时间内按时归还。

三、重要的或机密档案资料如需查阅，须经分管领导和办公室主任批准后方可查阅，但不准复印，摘抄和出借。

四、外单位人员一般不得查阅本单位档案，如确需要查阅的，应经分管领导、办公室主任批准，但不得出借。

五、查阅是要爱护档案，严禁在各类档案资料上书写、涂改，划线，标号，折叠，抽取，对损毁档案资料的行为必须追究责任，并给予必要的处分。

附件6：       湄洲湾职业技术学院档案管理制度

一、任何人未经批准不得进入档案库房，库房内不得抽烟，不得存放与档案无关的物品。

二、查阅档案必须经过办公室同意，本单位的档案原则上不对外提供利用，确需查阅的须经本单位领导批准。

三、阅览档案时不得拆开、撕毁或在档案上划线，圈点、涂改，档案员收回档案时要认真检查，发现问题及时报告追查。

四、查档人员需抄录或复制档案时，应事先征得档案员同意，档案员要认真核对复制件，加盖公章并进行登记。

五、档案员和查档人员要严格保守机密，不得泄露档案内容，档案一般不外借，确需外借的须经单位领导批准，外借时间不超过一星期，并不得转借他人。

六、做好防盗、防蛀、防尘、防潮、防火、防光、防高温、防腐等工作，确保档案的完整与安全。

七、经常查核档案材料，对难以继续保存的档案要及时修复。

八、档案员工作变动时要认真办理移交手续。

附件7：      湄洲湾职业技术学院档案员岗位职责

一、宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并努力完成上级主管部局下达的有关档案业务工作。

二、制定符合本院实际的各种档案管理规章制度，使档案工作有章可循，有法可依。

三、按照档案的归档范围，负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管各类档案及有关资料。

四、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

五、开展档案的开放和利用工作，做好档案的借阅查阅工作，编制检索工具，编写档案参考资料。

六、负责档案的保管工作，采取可行措施保护档案安全，作好 “八防”，使档案不受损害，延长档案的寿命。
    七、负责组织学校专兼职档案人员的业务学习与培训。

八、开展档案学术研究和交流活动。

九、完成院领导交办的其他任务。

附件8：       湄洲湾职业技术学院档案工作考核制度

为了切实做好本院各类档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律法规，并结合我院实际情况，现制订档案工作考核制度。通过考核让大家自觉地将档案工作当做自己的份内工作，做到资料有人收集，活动有人记载，档案材料及时汇总，及时移交，考核办法如下:

     一、本院按规定需要保管、移交的材料（在年度工作中形成的各种文字记载），做到齐全、完整、整洁、规范。

二、本院每年举办的大型活动，召开的重要会议所形成的各种文件和材料，要做好汇总并及时移交档案管理人员（材料汇编包括大事记、照片、录像、领导同志讲话记录等）。

三、各单位兼职档案员要协助配合本院办公室共同做好档案工作。参加档案工作的检查、考核，认真做好各种档案材料的收集、整理工作。

四、各单位负责人督促兼职档案员做好收集、整理、归档本单位的业务材料。

五、本院档案工作考核，由学院统一组织相关人员进行，按年度考核，考核结果与年度绩校挂钩。

六、档案管理考核设置优秀、合格、不合格三个档次。档案材料整理规范、及时录入电子文档，在次年4月份以前完成且验收合格归档的为优秀，在次年4月份以后6月份以前归档的为合格;有下列情况之一的，应确定为不合格：

1、未明确档案工作岗位和兼职配备档案工作人员；

2、有积存文件材料没有整理归档；

3、发生档案损坏、丢失、泄密等事故或其他违反档案法律法规行为；

4、未按规定向档案室移交档案；

5、在次年六月份以后仍未及时归档。

对于考核不合格的单位，除责令期限改正外，还要扣发部门档案员绩效工资。