湄职院办〔2019〕7号

关于收集学院2004-2019期间各类荣誉实物档案工作的通知

院内各单位：

为了加强荣誉（赠物）实物档案的管理及新校区建立校史室的需要，请各单位指定专人负责收集好各类荣誉奖项（赠物）。现将具体事宜通知如下：

一、收集范围

本次重点收集2004-2019期间获得学院层面的各类市级（含市级）以上的荣誉、赠物等奖项：

（1）上级机关、领导、友好单位人士来视察、检查工作、参观学习或其他交流活动赠送给本校的有保存价值的赠物、题词等。

（2）本校参加上级组织的重大活动领取的带有纪念性质的证书、牌匾等。

（3）本校荣获上级表彰的奖状、奖旗、奖杯、奖牌、荣誉证书等。

（4）本校各职能部门获上级表彰的奖状、奖旗、奖杯、奖牌、荣誉证书等。

（5）本校收到的各种有纪念意义的物品。

二、收集管理要求

1、凡属市级以上的集体荣誉等实物必须收集完整，收集实物必须是原件。

2、个人获奖的荣誉实物，只收集实物（或电子）照片，其实物可自己保管。

3、各单位将获奖证书、奖状、奖旗、奖杯、奖牌、荣誉证书等实物档案，要进行数字化，且要与汇总表目录、移交清单目录（移交清单目录纸质需加盖本单位公章）相对应，数字文档请用具体档案名称命名。如：学院获得“2016年度莆田市平安单位”即可。

三、移交时间

荣誉实物档案收集整理时间，以年度为限，按时间前后顺序整理后，并按年份、不同级别进行填写各年度荣誉实物档案汇总表（各年度荣誉实物档案汇总表、移交清单请到学院办公室OA或学院办公室档案管理栏查阅），将电子版档案数字化、荣誉实物档案汇总表于9月30日之前发送至邮箱mzydas@126.com，将实物档案（原件）、移交清单于新校区搬迁后统一移交至学院综合档案室。

附件1：各类荣誉实物档案汇总表

附件2：各年度移交清单

湄洲湾职业技术学院办公室

2019年9月10日

附件1